Adjoint (e), Administrative

Sommaire du poste

Relevant de la vice-présidente principale, affaires juridiques, l’adjoint(e) administrative s’occupera de la gestion des dossiers de nature administrative au sein du département des affaires juridiques. Le ou la titulaire du poste assurera également la rédaction des documents ainsi que le suivi des échéances, tout en garantissant une organisation efficace.

Responsabilités

•    Assurer la gestion quotidienne des dossiers administratifs du département.
•    Rédiger, réviser et formater divers documents tel que des lettres, des présentations et autres documents.
•    Effectuer diverses recherches de base pour soutenir la préparation des dossiers.
•    Effectuer de la gestion documentaire et la gestion des boîtes courriels générales du département.
•    Assurer la mise à jour régulière des bases des dossiers électroniques.
•    Soutenir la vice-présidente principale, affaires juridiques, dans ses tâches quotidiennes.
•    Planifier et organiser les rendez-vous et réunions, ainsi que gérer les courriels et l’agenda de l’avocat.
•    Effectuer les suivis nécessaires auprès des intervenants internes et externes et collecter les signatures.
•    Coordonner le processus d’approbation et de paiement des factures.
•    Appuyer les parajuristes dans le processus de renouvellement des permis et licences existants.

Autres responsabilités :
•    Toute autre tâche cléricale pour offrir du soutien à l’équipe juridique.

Exigences du poste

•    Formation d’adjoint(e) administratif (DEP, AEC).
•    Détenir une (1) année d’expérience dans un poste similaire.
•    Aptitude à communiquer de façon efficace, professionnelle et courtoise, tant à l’oral qu’à l’écrit.
•    Aptitude à faire des suivis dans les dossiers avec une supervision minimale.
•    Grand souci du détail.
•    Aptitude à gérer son temps et ses dossiers de façon efficace afin de respecter des échéanciers serrés.
•    Aptitude à travailler efficacement dans un environnement très dynamique.
•    Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
•    Bonne connaissance du logiciel OpenText.
•    Bilinguisme (français et anglais).